estate45 - Alle Features

Immobilienverwaltung

• Verwaltung von Häusern, Wohnungen, Grundstücken, Gewerbeimmobilien, Wohn-/Geschäftshäusern, Gewerbeobjekten, Gastronomie, Land-/Forstwirtschaft, Freizeitobjekten, Ferien-Immobilien
• Listen-, Galerie- und Kartenansicht
• Umfangreiche Filterfunktionen und benutzerdefinierte Spalteneinstellung
• Erkennung der Koordinaten im Reiter "Lage". Damit lässt sich ein Screenshot der Karte erstellen und direkt in Bilder/Dokumente übernehmen
• Backup Funktion und ZIP Export pro Objekt oder den gesamten Bestand
• Unbegrenzte Anzahl an Bildern und Dateien. Titelbild, Kategorien und Beschreibung sind frei wählbar
• Bildeditor, zur Bearbeitung der Fotos z.B. mit Blur-Effekt, um einzelne Elemente im Bild unkenntlich zu machen
• Separate Freigabe pro Datei: Portal, Kurz- und Lang-Exposé, Webseite, Kundensupport oder FeWo
• Statistikmodul für Immobilien (Verteilung nach Objekten, Preise, Regionen, ...)
• Komfortabler integrierter Texteditor zur Objektbeschreibung (Beschreibung, Lage, Ausstattung, Sonstiges, Kurzbeschreibung)
• Texterstellung mit Hilfe von KI - professionelle Objektbeschreibungen per Knopfdruck
• Kopierfunktion inkl. aller Dateien
• Erstellung von Provisionsrechnungen für Käufer und/oder Verkäufer
• Ein- und Ausblenden von Objekten auf Ihrer Webseite (API oder iFrame) per Mausklick
• Kunden-/Objektmatching: Den passenden Kunden für ein Objekt finden oder das passende Objekt für einen Kunden
• Übernahme des Matchings in das Korrespondenz Tool: Serien-Anschreiben an alle selektierten Kunden

Objektabrechnung

• Komfortable Verwaltung aller Daten für die Objektabrechnung
• Wer ist Käufer und Verkäufer und zu welchem Preis wurde verkauft, Anzahlung und/oder Gutschrift etc.?
• PDF Rechnungen im ZUGFeRD Format - EN16931-rechtskonformes Factur-X Dokument und eingebettetes PDF/A-3
• Setup für Briefausgabe nach DIN 5008 (Farben, Schriftarten, Abmessungen, eigenes Logo, etc.)
• Eingabe von zusätzlichen Auslagen wie Grundbuchamt, Inserate, Post, etc.
• Erstellen mehrerer Rechnungen - z.B. bei Erbengemeinschaften erforderlich
• Komfortabler Texteditor für Anschreiben und Fußzeile mit diversen Platzhaltern
• Automatische Erstellung von Rechnungsnummern mit Setup
• Statistik: Welche Objekte wurden wann zu welchem Betrag verkauft

Adressenverwaltung / CRM

• Umfangreiche Filterfunktionen und benutzerdefinierte Spalteneinstellung
• Erfassung von Kundendaten und Mitbewohnern
• Schnelle Kategorisierung nach Interessenten, Mietern oder Eigentümern
• Personenbezogene Daten wie Geburtstag, Staatsangehörigkeit, Familienstand, berufliche Daten usw.
• Doubletten-Prüfung bei Neueingabe einer Adresse oder komplette Prüfung des gesamten Adressenbestandes
• Kunden-Flags: Zuordnung von Farben pro Kunde zur besseren Einstufung in der Übersicht
• Übergabe der Kontaktdaten nach Outlook (VCF)
• Übersicht auf der Startseite aller aktuellen Geburtstage. Ausgabe als Excel-Tabelle
• Täglich automatisierter Versand von Geburtstagsgrüßen per Email - Texte frei editierbar
• Suche in allen Adressfeldern oder nach Teilen eines Suchbegriffs (z.B. "Muster*")
• Kopieren von Adressen und Druckfunktion u.a. für die Kundenhistorie
• MA-Historie: Welcher Mitarbeiter hat wann welche Daten aktualisiert oder gelöscht?
• Erstellung von Suchprofilen pro Kunde, inklusive Umkreissuche
• Übernahme des Kunden in das Korrespondenz Tool
• Umfangreiche Kunden-Historie: Wann wurde welcher Kunde mit welchem Medium kontaktiert?

Kundensupport

• Eigener Zugangsbereich für Ihre Kunden mit separatem Login
• Anlage und Freischaltung der Zugänge durch den Makler
• Rechtskonforme Einholung der Zustimmung zum Widerrufsrecht, zur Provision und zum Datenschutz
• Juristische Unterstützung / Begleitung durch die Kanzlei Rose & Partner
• Bereitstellung freigegebener Objekte und Exposés für den jeweiligen Kunden
• Anzeige der dem Kunden zugesendeten Korrespondenz und Dokumente
• Eingabe eigener Suchprofile durch den Kunden, inklusive Umkreissuche
• Übernahme der vom Kunden eingegebenen Suchprofile in die Adressverwaltung
• Online-Objektanfragen des Kunden mit direkter Weiterverarbeitung im System
• Pflege der eigenen Stammdaten durch den Kunden
• Erteilung und Widerruf der Einwilligung zur Kontaktaufnahme (DSGVO)
• Dokumentation aller Einträge in der Kunden-Historie
• Erstellung von Kundensupport-Einträgen direkt aus dem Korrespondenz- und Email-Tool
• Optische Einbindung in Ihre estate45 Webseite

Suchprofile

• Umfangreiche Kriterien für einzelne Suchprofile
• Beliebig viele Suchprofile pro Kunde möglich. Einzelne Profile lassen sich für die Suche auch deaktivieren
• Separate Anzeige von Suchprofilen, die über den Bereich Kundensupport durch den Kunden selbst eingegeben wurden
• Umkreissuche als Suchkriterium: Das Ergebnis kann auf einer Karte angezeigt werden
• Übernahme des Suchergebnis in den Bereich Kundensupport
• Veröffentlichung einzelner Suchprofile auf Ihrer Webseite - z.B. für "Wir suchen im Kundenauftrag"
• Suche in allen Profilen: Mit einem Klick in allen aktiven Objekten in estate45 suchen - auch bei Makler-Kollegen
• Übernahme des Suchergebnis in das Korrespondenz Tool
• Kopierfunktion für einzelne Profile

Terminplaner

• Mehrbenutzerfähig - Termine bei mehreren Mitarbeitern eintragen
• Schneller Überblick über freie / gebuchte Termine bei Kollegen
• Alle Termine pro Monat / Woche / Tag im Überblick auf einer Seite
• Terminwarner: Popup mit aktuellen Terminen auf jeder Seite in estate45
• Kategorisierung der Termine wie Banktermin, Notar, Besichtigung, etc.
• Such- und Filterfunktionen
• KI Unterstützung bei der Auffindung freier Termin-Slots
• ICAL Export
• Einbindung von Gmail und Office365 Accounts
• Unterstützung von Google und Office365 MFA (Multi-Faktor-Authentifizierung)
• Outlook Kalender Abo: Kalender aus estate45 in Outlook darstellen - automatisch synchronisiert
• Direkte Kunden- und Objektverknüpfung sowie Zuordnung des Mitarbeiters bei der Anlegung eines Termins
• Berechtigungsfunktionen auch im Terminkalender-Modul integriert
• Druckfunktion: Monats-, Wochen und Tagesübersicht
• Urlaubsplaner für Mitarbeiter
• Einrichtung fester Termine wie Geburts- oder Jahrestage
• Setup zur Festlegung der Termininhalte, Mitarbeiterfarben, etc.

Email Tool

• Automatische Verarbeitung eingehender Portalanfragen: Kunden anlegen (falls noch nicht vorhanden), KS Email senden, Logs schreiben
• Einrichtung diverser Setups für den Email Versand: Kunden anlegen, Exposé erstellen und versenden, DSGVO Email, KS Eintrag, Online Objektanfrage, Suchprofil auf Basis der Anfrage erstellen
• Übersichtliche Darstellung zum Abruf der Emails aus verschiedenen Accounts
• Benutzerabhängig: Jeder User richtet seine Emails selbst ein (Datenschutz)
• Komfortable Maske zur Einrichtung und Bearbeitung von Email Accounts
• Möglichkeit des Email Versands über den eigenen Mailserver - verhindert Probleme mit @hotmail oder @outlook Empfängern
• Unterstützung von Office365 MFA (Multi-Faktor-Authentifizierung)
• Automatische Accountprüfung nach Änderungen
• Anzeige von ausgewählten Ordnern - ideal bei vielen Unterordnern
• Einrichtung von Email Accounts und Zuordnung an Mitarbeiter durch den Admin
• Umfangreiche Übersicht der erstellten Verknüpfungen

Korrespondenztool

• Umfangreiche Konfiguration für den Versand: Email, Word, PDF oder SMS
• Kunden- und Objektauswahl über komfortablen Selektor
• Automatisches Erstellen eines Kundensupport-Eintrages
• Anhängen eines Exposé mit Auswahl der Vorlage aus Ihrem Exposé Designer
• Upload für zusätzliche Dokumente
• Anhängen von Standarddateien aus Ihrer Dokumentenverwaltung
• Anhängen von PDF Dateien, die Sie vorher Ihrem Objekt zugewiesen haben
• Ausdruck von Systemvorlagen - z.B. Provisionsvereinbarung zum Besichtigungstermin
• Mehrere Empfänger auswählbar
• Zusätzliche Ablageemail an einen oder mehrere Empfänger
• Anfordern einer Lesebestätigung
• Übernahme aller Daten in die Korrespondenz-Historie - über Jahre nachvollziehbar
• Erstellen eines Wiedervorlagetermins nach dem Versand zur Nachverfolgung
• Schnelle Auswahl Ihrer Texte aus der Vorlagenverwaltung
• Automatische Hintergrundprüfung: Darf der Kunde überhaupt angeschrieben werden?

Exposé Designer

• Umfangreiches Tool zur Erstellung verschiedener PDF Exposé Layouts
• Beliebig viele Varianten erstellbar: 2-seitiges Handout, Schaufenster Exposé, etc.
• Live Vorschau
• Alle Bereiche des Exposé frei einstellbar: Farbe, Schriftart, Header, Footer, Logo, etc.
• Festlegen des Umfangs für Kurz- und Lang-Exposé
• Exposés in 15 Sprachen verfügbar
• Einbindung von Hintergrundgrafiken
• Einbindung eines QR-Codes - führt bei estate45 Webseiten direkt zum Objekt
• Titelseite: Objekttitel mit Titelfoto, ObjID oder Schaufenster Exposé
• Datenblock: Auflistung aller Eigenschaften wie Flächen, Preise, Ausstattungen
• Objekttexte: Beschreibung, Ausstattung, Lage, Sonstige Angaben
• Bildergalerie: Alle freigegebenen und sortierten Fotos
• Grundrisse: Fotos aus den Kategorien Grundriss, Dokumente, Lageplan
• Freitexte: Zusätzliche, eigene Texte verfassen
• Kontaktdaten: Persönliche Daten des Ansprechpartners
• Widerrufsbelehrung und AGB aus dem Setup übernehmen

Textvorlagen

• Textvorlagen für individuelle Anschreiben
• Komfortabler Texteditor
• KI Modul zur Erkennung mit Score, ob Text im Spam landen könnte
• Umfangreiche Sammlung von ca. 50 Platzhaltern: Cursor positionieren - Platzhalter wählen - speichern - Fertig
• Komplette Signatur mit Übernahme der Daten aus der Mitarbeiterverwaltung
• Einbindung des Firmenlogos
• Einbindung von kompletten Kurzexposés
• Kopierfunktion

Mitarbeiterverwaltung

• Verwaltung der kompletten Mitarbeiterdaten inkl. Login (Email, Benutzername, Passwort)
• Das Login/Logout der Mitarbeiter kann erfasst werden (Taste F4). Die Auswertung ist nur für den Chef-Account sichtbar
• Login-Zeiten lassen sich pro Mitarbeiter einschränken - z.B. nur zwischen 09:00 und 17:00 Uhr
• Quick-Login Modul pro Mitarbeiter - externe BAT Datei zum schnellen Einloggen ohne Zugangsdaten
• Chef-Status: Festlegen, ob ein Mitarbeiter die gleichen Rechte erhält wie der Chef
• Umfangreiche Berechtigungs-Matrix: Genereller Zugriff, neu anlegen, ändern, löschen, kopieren, drucken, uploaden oder exportieren
• Vollzugriff-Regelung: Zugriff auf alle Daten oder nur eigene Datensätze

Hausverwaltung

• Übersicht aller aktuellen Objekte und Wohn-Einheiten
• Stammdatenverwaltung für Hausmeister, Verwalter, Eigentümer, Elektriker, etc.
• Festlegung der Einheiten: Welcher Mieter wohnt in welcher Einheit und wie ist sie ausgestattet?
• Komplette Mieterdaten: Kaltmiete, Heizkosten, Nebenkosten VZ, Einzugsdatum, Auszugsdatum, Anzahl Personen, Kündigungsfrist, Kaution
• Definition aller Zähler und -Stände für Eingangszähler und Verbraucher/Mieter
• Umfangreiches Buchungstool - umlagefähige Kosten oder mieterbezogen buchen
• Alle Mieten in einem Rutsch pro Monat buchen
• Erstellen von Konten und Festlegung der umlagefähigen Kosten
• Rechnungsdruck für umlagefähige Betriebsausgaben für alle Einheiten

Portalexport

• Komfortable Verwaltung der FTP Daten für alle OpenImmo Portale
• Schnittstellen-Test nach Einrichtung - stimmen die FTP Zugangsdaten?
• Einzel- und Vollabgleich - Objekte einzeln oder komplett übertragen (OpenImmo und ImmobilienScout24)
• Quick-Upload: Schnelle Übertragung einzelner Objekte bei kleinen Änderungen
• Autoreminder für Uploads: Per Email an ausstehende Übertragungen erinnert werden
• Portalstatistik: Wann wurde welches Objekt von wem übertragen?
• Schneller Überblick: Welche Objekte sind auf welchen Portalen aktiv?
• Export zu Facebook und Instagram - Datenaufbereitung im Hintergrund
• Unterstützte Portale: Immowelt, Immonet, Immozentral, Ebay Kleinanzeigen, immo4trans, kalaydo, IVD24, Immobilien.de, ImmoFux, Newhome, Immopool, Immonex, ION24, IMMOGENO, FREE!Immo, wunschgrundstueck.de, Mobillo.de, Privatimmobilien.de, Regionalimmobilien24, Bellevue, 1A Immobilienmarkt, Immokat, Immobilien-Konkret, Miettreff.de, Meinestadt.de, MyImmoworld.de, immoXXL, wunschimmo.de

Weitere Schnittstellen

• OpenImmo FTP Schnittstelle - die wichtigste für den Portalexport
• REST API zu ImmobilienScout24
• Uploads zu Facebook und Instagram (Business Accounts erforderlich)
• iFrame - die schnellste Methode zur Integration auf Ihrer Webseite. Über Parameter in der URL filtern
• XML Schnittstelle - Daten fest in Ihrer Webseite integriert (technische Kenntnisse erforderlich)
• API Schnittstelle - die komfortabelste Version mit Dokumentation
• FeWo-Schnittstellen zu Booking.com, AirBnB, FeWo-Direkt und weitere

Und vieles mehr...

• Die Online Software läuft auf einer abgesicherten SSL Leitung
• Zugangsdaten werden beim Login sicher kodiert (secure Cookies)
• Dashboard: Übersicht mit allen aktuellen Aktivitäten - Termine, Wiedervorlagen, Rechnungsübersicht und lokaler Wetterbericht
• Der Connector: Erreichbar über die Schnellleiste oder F2 - ToDo Einträge erstellen und an Mitarbeiter delegieren
• Newsbereich: Neuigkeiten auf der eigenen Homepage präsentieren
• Schnelle Designumstellung - 3 verschiedene Layouts inkl. Dark-Mode
• Auf Wunsch richten wir estate45 in Ihrem CI ein. Ihre Farben - Ihr Logo
• Mehrsprachig: Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch. Und wenn Sie wollen, auch Chinesisch
• Chef-Account: Übersicht/Download der Monatsrechnungen. Änderung der SEPA Daten
• Dokumentenverwaltung: Alle Dokumente für die tägliche Arbeit hochladen und über das Korrespondenz Tool versenden
• Schaufenster-Präsentation: Immobilien auf einem Flatscreen im Schaufenster durchlaufen lassen

estate45 im Netzwerk

• Netzwerk-fähig - mehrere Einzelbüros zu einem Netzwerk zusammenschließen
• Jedes Büro erhält einen eigenen Account mit eigenen Mitarbeitern, Immobilien und Aktivitäten
• Als Netzwerk-Chef jedes Einzelbüro einsehen und kontrollieren
• Übersicht aller Büros und Mitarbeiter in allen Verwaltungsbereichen

System-Voraussetzungen

• Internetzugang: DSL-Breitband Anschluss wird empfohlen
• Browser der neueren Generation (Edge, Firefox, Safari, Opera, Chrome)
• Läuft auch auf MAC OS und allen mobilen Endgeräten
• Aktivierung von Javascript
• Zulassen von Popups bei Verwendung von estate45