Viele Immobilienmakler starten mit Excel-Tabellen, Outlook und einzelnen Portalzugängen. Sobald mehr Objekte, Interessenten und Eigentümerkontakte hinzukommen, wird diese Arbeitsweise unübersichtlich: Anfragen bleiben liegen, Kontaktdaten sind doppelt vorhanden, und niemand weiß genau, welcher Interessent zu welchem Objekt passt. Eine Maklersoftware bündelt diese Informationen in einem System. Dieser Ratgeber erklärt, welche Funktionen im Makleralltag wirklich relevant sind, welche Kosten entstehen und wie Sie eine Software finden, die zu Ihrem Maklerbüro passt.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Maklersoftware verbindet Objektverwaltung, Kontaktverwaltung, Portalexport und Vermarktungsprozesse in einem System. Ein allgemeines CRM deckt nur einen Teil davon ab.
- Entscheidend sind branchenspezifische Funktionen: Suchprofile, automatisches Matching, OpenImmo-Export, Exposé-Erstellung und automatische Anfrageverarbeitung.
- Bei den Kosten zählt nicht nur der Monatspreis. Einrichtung, Datenmigration, Schnittstellen und Zusatzmodule machen häufig den eigentlichen Unterschied aus.
- Cloudbasierte Lösungen wie estate45 sind ohne Installation nutzbar, werden in Deutschland gehostet und kosten derzeit 39 Euro pro Benutzer und Monat.
- Am aussagekräftigsten ist ein Test mit echten Arbeitsabläufen: Beispielobjekt anlegen, Suchprofil erstellen, Portalexport prüfen.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine Maklersoftware?
Eine Maklersoftware ist eine Branchenlösung, die die zentralen Arbeitsbereiche eines Maklerbüros in einem System zusammenführt. Dazu gehören die Verwaltung von Immobilien und Objektdaten, die Organisation von Interessenten und Eigentümern, die Übertragung von Angeboten an Immobilienportale, die Erstellung von Exposés sowie die Dokumentation von Terminen, Anfragen und rechtlich relevanten Vorgängen wie Widerrufsbelehrung oder Provisionsvereinbarung.
Der Unterschied zu einer losen Sammlung von Einzelwerkzeugen zeigt sich im Alltag: Wer Objekte in einer Tabelle pflegt, Termine in Outlook verwaltet und Anfragen manuell aus dem E-Mail-Postfach kopiert, arbeitet mit mehreren getrennten Datenbeständen. Sobald ein Kollege einen Vorgang übernehmen soll oder ein Eigentümer einen Zwischenbericht zur Vermarktung erwartet, müssen Informationen aus verschiedenen Quellen zusammengesucht werden. Eine Maklersoftware legt alle Vorgänge an einer Stelle ab: Am Objekt hängen Dokumente, Anfragen, Besichtigungstermine und der Vermarktungsstand. Am Kontakt hängen Suchprofil, bisherige Kommunikation und angefragte Objekte.
Für wen lohnt sich das? Nicht erst für große Unternehmen. Gerade Einzelmakler und kleine Büros profitieren davon, weil sie ohne Assistenz arbeiten und jede manuelle Doppelerfassung direkt zulasten der eigenen Zeit geht. estate45 beispielsweise wird seit 2007 entwickelt und richtet sich ausdrücklich auch an Einzelmakler und kleinere Maklerunternehmen, nicht nur an große Organisationen.
Maklersoftware oder allgemeines CRM: Wo liegt der Unterschied?
Viele Makler prüfen zunächst allgemeine CRM-Systeme, weil diese bekannt und teilweise günstig oder in Basisversionen kostenfrei sind. Ein allgemeines CRM verwaltet Kontakte, Aufgaben und Kommunikation. Was ihm fehlt, sind die immobilienspezifischen Bausteine.
| Bereich | Allgemeines CRM | Maklersoftware |
|---|---|---|
| Kontaktverwaltung | Ja | Ja, mit Rollen wie Interessent, Eigentümer, Dienstleister |
| Objektverwaltung | Nein, nur über Umwege | Ja, mit Objektdaten, Dokumenten und Vermarktungsstatus |
| Suchprofile und Matching | Nein | Ja, automatischer Abgleich von Interessenten und Objekten |
| Portalexport (OpenImmo) | Nein | Ja, Übertragung an ImmobilienScout24, Immowelt und weitere |
| Exposé-Erstellung | Nein | Ja, PDF-Exposés aus vorhandenen Objektdaten |
| Anfrageverarbeitung | Manuell | Automatische Zuordnung von Portalanfragen zum Objekt |
| Maklerspezifische Dokumentation | Nein | Widerrufsbelehrung, Provisionsvereinbarung, Selbstauskunft |
Ein allgemeines CRM lässt sich mit viel Aufwand an Immobilienprozesse anpassen. In der Praxis bedeutet das aber: Objekte werden als behelfsmäßige Datensätze angelegt, der Portalexport läuft über separate Werkzeuge, und die Anfrageverarbeitung bleibt Handarbeit. Eine branchenspezifische Maklersoftware bringt diese Funktionen von Anfang an mit. Die Frage ist deshalb weniger, ob ein CRM oder eine Maklersoftware sinnvoll ist, sondern welche Maklersoftware das benötigte CRM bereits enthält.
Welche Funktionen sind im Makleralltag wirklich relevant?
Funktionslisten von Softwareanbietern sind lang. Für die Auswahl hilft es, die Funktionen an konkreten Abläufen zu messen.
Objektverwaltung
Die Objektverwaltung ist das Fundament. Jede Immobilie wird mit Stammdaten, Fotos, Dokumenten, Preisangaben und Vermarktungsstatus zentral geführt. Wichtig im Alltag sind unterschiedliche Ansichten: eine Listenansicht für den schnellen Überblick, eine Galerieansicht für die visuelle Kontrolle der Angebote und eine Kartenansicht für die räumliche Einordnung. Filter helfen, wenn ein Interessent beispielsweise nur Objekte in einem bestimmten Preisbereich sehen möchte. Prüfen Sie außerdem, ob Dokumente wie Grundrisse, Energieausweise und Teilungserklärungen direkt am Objekt abgelegt werden können. Bei estate45 ist die Datenmenge für Immobilien, Adressen und Dokumente nach derzeitiger Produktangabe nicht begrenzt.
Adressverwaltung und Kontakte
Interessenten, Eigentümer, Notare, Handwerker und Kooperationspartner haben unterschiedliche Rollen im Vermittlungsprozess. Eine gute Adressverwaltung bildet diese Rollen ab und verknüpft jeden Kontakt mit den zugehörigen Objekten und Vorgängen. So ist auf einen Blick erkennbar, dass ein Interessent bereits zu drei Objekten Kontakt aufgenommen hat oder dass ein Eigentümer noch auf einen Vermarktungsbericht wartet.
Suchprofile und automatisches Matching
Hier zeigt sich der Unterschied zwischen Verwaltung und aktiver Vermarktung. Ein Interessent sucht eine Drei-Zimmer-Wohnung bis zu einem bestimmten Kaufpreis in einem definierten Umkreis. Dieses Suchprofil wird einmal hinterlegt. Kommt ein passendes Objekt neu in den Bestand, gleicht die Software automatisch ab, welche Interessenten infrage kommen. Ohne Matching müsste der Makler bei jedem neuen Objekt den gesamten Kontaktbestand im Kopf durchgehen. Mit Matching entsteht aus dem Kontaktbestand ein aktiver Vertriebskanal, der oft schneller zu Besichtigungen führt als das Portalinserat.
Portalexport und OpenImmo
Kaum ein Makler inseriert nur auf einem Portal. Der OpenImmo-Standard ermöglicht es, Objektdaten aus der Software heraus strukturiert an ImmobilienScout24, Immowelt und weitere angebundene Portale zu übertragen. Preisänderungen, neue Fotos oder eine Reservierung werden einmal in der Software gepflegt und an alle Portale weitergegeben. Das reduziert Übertragungsfehler und verhindert, dass auf einem Portal ein veralteter Preis steht.
Terminplanung
Besichtigungen, Eigentümertermine und Notartermine gehören in einen Kalender, der mit dem Rest der Software verbunden ist. estate45 bietet einen integrierten Terminplaner mit Synchronisierung zu Gmail und Office 365. Automatische Erinnerungen per E-Mail oder SMS können, sofern im Funktionsumfang enthalten, die Zahl geplatzter Besichtigungstermine reduzieren, weil Interessenten rechtzeitig erinnert werden.
Exposé-Erstellung
Ein Exposé Designer erstellt PDF-Exposés im eigenen Design direkt aus den vorhandenen Objektdaten, wahlweise als Kurzversion für die erste Anfrage oder als Langversion für ernsthafte Interessenten. Der Vorteil liegt weniger in der Gestaltung als in der Konsistenz: Ändert sich ein Objektdetail, wird das Exposé aus den aktuellen Daten neu erzeugt, statt dass eine veraltete PDF-Datei im Umlauf bleibt.
Automatische Anfrageverarbeitung
Ein Maklerbüro mit drei Mitarbeitern erhält täglich Anfragen über mehrere Portale. Ohne zentrale Verarbeitung müssen E-Mails geöffnet, Kontakte manuell angelegt und dem jeweiligen Objekt zugeordnet werden. Eine automatische Anfrageverarbeitung liest die Portalanfrage aus, legt den Kontakt an, ordnet ihn dem Objekt zu und kann eine erste Rückmeldung anstoßen. Je nach Anfragevolumen reduziert sich der manuelle Aufwand deutlich, und keine Anfrage geht im Postfach unter.
Digitale Dokumentationsprozesse
Widerrufsbelehrung, Provisionsvereinbarung, Datenschutzzustimmung und Selbstauskunft müssen dokumentiert und auffindbar sein. Eine Maklersoftware wie estate45 unterstützt diese Abläufe digital, sodass im Zweifel nachvollziehbar ist, wann welcher Interessent welche Erklärung erhalten oder bestätigt hat. Softwarefunktionen können bei der Dokumentation unterstützen, die konkrete rechtliche Ausgestaltung bleibt jedoch vom Einzelfall abhängig und ersetzt keine individuelle rechtliche Beratung.
KI-Funktionen: Was heute realistisch möglich ist
KI-Funktionen sind in der Maklersoftware angekommen, sollten aber nüchtern betrachtet werden. Drei Einsatzbereiche haben sich als praxistauglich erwiesen:
Objektbeschreibungen: Aus den vorhandenen Objektdaten erstellt die KI einen Vorschlag für den Exposé-Text. Das spart vor allem bei Standardobjekten Formulierungsarbeit. Angaben zu Wohnfläche, Ausstattung, Lage und rechtlichen Besonderheiten sollten vor der Veröffentlichung trotzdem kontrolliert werden.
Akquise-Unterstützung: Der Lead Generator von estate45 sucht nach privaten Immobilienangeboten und unterstützt damit die Objektakquise. Er liefert Ansatzpunkte, ersetzt aber nicht die persönliche Ansprache und Einschätzung des Maklers.
Anfragebewertung: TrustCheck analysiert eingehende Anfragen und bewertet deren Seriosität innerhalb eines Punktesystems. Das hilft bei der Priorisierung, wenn viele Anfragen gleichzeitig eingehen. Ob ein Kontakt tatsächlich ungeeignet ist, sollte nicht allein anhand eines automatischen Punktwerts entschieden werden.
Praxistipp: Bewerten Sie KI-Funktionen danach, ob sie einen konkreten Arbeitsschritt in Ihrem Büro verkürzen. Eine KI, die Exposé-Texte vorbereitet, spart messbar Zeit. Eine Funktion, die Sie nie einsetzen würden, ist kein Auswahlkriterium.
Cloud oder lokale Installation?
Klassische Maklerprogramme wurden lokal auf dem Bürorechner installiert. Cloudbasierte Lösungen laufen dagegen im Browser und sind von jedem Gerät mit Internetzugang nutzbar. Für die meisten Maklerbüros sprechen heute mehrere Punkte für die Cloud:
- Ortsunabhängigkeit: Bei der Besichtigung lassen sich Interessentendaten direkt abrufen, ein Termin eintragen oder eine Notiz erfassen, ohne dass abends im Büro nachgearbeitet werden muss.
- Keine eigene IT: Updates, Datensicherung und Serverbetrieb übernimmt der Anbieter. Bei estate45 sind Updates kostenfrei enthalten.
- Teamfähigkeit: Mehrere Mitarbeiter arbeiten gleichzeitig auf demselben Datenbestand, auch von verschiedenen Standorten aus.
- Kalkulierbare Kosten: Statt Lizenzkauf und Wartungsvertrag fällt ein monatlicher Preis pro Benutzer an.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen mobiler Browsernutzung und einer eigenständigen App. Eine cloudbasierte Maklersoftware ist grundsätzlich mobil im Browser nutzbar. Ob darüber hinaus eine native App benötigt wird, hängt von der eigenen Arbeitsweise ab und sollte im Test geprüft werden.
Datenschutz und Hosting
Immobilienmakler verarbeiten sensible personenbezogene Daten: Einkommensnachweise, Selbstauskünfte, Kontaktdaten von Eigentümern und Interessenten. Bei der Softwareauswahl sollten deshalb drei Punkte geklärt werden:
- Wo werden die Daten gehostet? Hosting in Deutschland vereinfacht die datenschutzrechtliche Einordnung. estate45 wird in Deutschland gehostet und ist DSGVO-konform ausgerichtet.
- Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung? Dieser ist Grundlage der Zusammenarbeit mit jedem Cloud-Anbieter, der personenbezogene Daten verarbeitet.
- Wie werden Einwilligungen dokumentiert? Digitale Zustimmungen zum Datenschutz und dokumentierte Widerrufsbelehrungen gehören in den Vermittlungsprozess und sollten von der Software abgebildet werden.
Die folgenden Hinweise dienen der allgemeinen Orientierung und ersetzen keine individuelle rechtliche oder datenschutzrechtliche Beratung. Welche Anforderungen im konkreten Maklerbüro gelten, sollte bei Bedarf mit einer fachkundigen Datenschutzberatung geprüft werden.
Was kostet eine Maklersoftware?
Die Preisspannen am Markt sind groß. Manche Anbieter richten sich mit umfangreichen Modulpaketen an größere Organisationen, andere konzentrieren sich auf Einzelmakler und kleinere Teams. Die öffentlich ausgewiesenen Preise lassen sich nicht immer direkt vergleichen, weil Einrichtung, Schnittstellen, Datenmigration und Zusatzmodule unterschiedlich berechnet werden. Prüfen Sie deshalb immer die Gesamtkosten:
- Grundpreis beziehungsweise Preis pro Benutzer und Monat
- Einrichtungsgebühr
- Kosten für Datenmigration aus dem Altsystem
- Kosten für Schulung und Einführung
- Zusatzmodule und Schnittstellen, etwa Website, iFrame, API oder XML-Schnittstelle
- Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist
estate45 positioniert sich hier bewusst als preiswerte Maklersoftware mit transparenter Struktur: Der Preis liegt derzeit bei 39 Euro pro Benutzer und Monat zuzüglich gesetzlicher Mehrwertsteuer. Eine Einrichtungsgebühr fällt nach aktueller Preisangabe nicht an. Reguläre Neukunden erhalten die ersten drei Monate kostenfrei. Ab drei Accounts pro Firma kann eine Preissenkung möglich sein. Die Vertragslaufzeit beträgt zwölf Monate und verlängert sich um weitere zwölf Monate, wenn nicht spätestens einen Monat vor Vertragsende gekündigt wird. Bestimmte Zusatzleistungen wie Website, iFrame, API oder XML-Schnittstelle können zusätzliche monatliche Kosten verursachen, auch während kostenfreier Monate.
Kostenhinweis: Ob estate45 im konkreten Fall günstiger ist als eine andere Lösung, hängt vom benötigten Funktionsumfang, der Anzahl der Benutzer und möglichen Zusatzleistungen ab. Für Einzelmakler und kleinere Teams ist eine nutzerbasierte Preisstruktur mit überschaubarem Monatspreis und ohne Einrichtungsgebühr jedoch häufig ein wichtiges Auswahlkriterium, weil die Einstiegshürde niedrig bleibt.
Typische Fehler bei der Auswahl
In vielen Maklerbüros wiederholen sich dieselben Auswahlfehler:
Eine Software mit 200 Funktionen hilft nicht, wenn die zehn täglich genutzten Abläufe umständlich sind. Prüfen Sie die Wege, die Sie wirklich oft gehen: Anfrage verarbeiten, Kontakt anlegen, Exposé verschicken, Termin eintragen.
Ein niedriger Grundpreis kann durch kostenpflichtige Module, Schnittstellen und Einrichtungspauschalen deutlich steigen. Fragen Sie vor Vertragsschluss nach einer vollständigen Kostenaufstellung für Ihren konkreten Bedarf.
Bestehende Kontakte und Objekte müssen ins neue System. Klären Sie vorab, welche Importmöglichkeiten bestehen und was eine Übernahme aus Excel oder dem Altsystem kostet.
Die beste Software scheitert, wenn Mitarbeiter sie nicht annehmen. Lassen Sie die Personen testen, die täglich damit arbeiten werden.
Ein Einzelmakler braucht kein System mit komplexem Rollenkonzept für 50 Nutzer. Ein wachsendes Büro sollte umgekehrt prüfen, ob sich neue Accounts unkompliziert ergänzen lassen, wie es bei estate45 möglich ist.
So testen Sie eine Maklersoftware sinnvoll
Ein Test ist nur aussagekräftig, wenn er echte Arbeitsabläufe abbildet. Diese Checkliste hilft dabei:
- Beispielobjekt mit Fotos und Dokumenten anlegen
- Einige Kontakte importieren oder anlegen
- Suchprofil erstellen und Matching zwischen Interessent und Objekt prüfen
- Portalexport testen oder die Anbindung an die eigenen Portale klären
- Kurzexposé und Langexposé erstellen
- Kalender mit Gmail oder Office 365 synchronisieren
- Eine Portalanfrage verarbeiten und die automatische Zuordnung prüfen
- Mobile Darstellung auf dem Smartphone prüfen
- Eine Supportfrage stellen und Reaktionszeit sowie Qualität bewerten
- Zusatzkosten für benötigte Schnittstellen schriftlich klären
- Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist lesen
Planen Sie für den Test einen realistischen Zeitraum ein und nutzen Sie die Software in dieser Zeit für echte Vorgänge. Erst dann zeigt sich, ob die Abläufe zur eigenen Arbeitsweise passen.
So wählen Sie die passende Maklersoftware aus
Die passende Maklersoftware ist die, die Ihre häufigsten Arbeitsschritte verkürzt, deren Kosten Sie vollständig überblicken und die mit Ihrem Büro mitwachsen kann. Klären Sie zuerst Ihren Bedarf: Wie viele Benutzer, welche Portale, welche Schnittstellen, wie viel Automatisierung? Vergleichen Sie dann zwei bis drei Anbieter anhand derselben Abläufe und derselben Kostenaufstellung.
estate45 kann dabei besonders für Einzelmakler, kleine und mittelständische Maklerbüros interessant sein, die Objektverwaltung, Immobilien-CRM, Portalexport, Exposé-Erstellung und KI-Funktionen in einer cloudbasierten Lösung bündeln möchten, ohne hohe Einstiegskosten zu tragen. Am aussagekräftigsten ist der eigene Test: Legen Sie ein Beispielobjekt an, importieren Sie einige Kontakte, erstellen Sie ein Suchprofil und prüfen Sie den Portalexport. So erkennen Sie deutlich schneller, ob die Software zu Ihrem Maklerbüro passt, als durch einen reinen Vergleich von Funktionslisten.
FAQ: Häufige Fragen zur Maklersoftware
Was ist eine Maklersoftware?
Eine Maklersoftware ist eine Branchenlösung für Immobilienmakler, die Objektverwaltung, Kontaktverwaltung, Portalexport, Exposé-Erstellung und Anfrageverarbeitung in einem System verbindet. Anders als ein allgemeines CRM bildet sie die spezifischen Abläufe der Immobilienvermittlung ab, etwa Suchprofile, automatisches Matching und die Übertragung von Objekten an Immobilienportale über den OpenImmo-Standard.
Was kostet eine Maklersoftware?
Die Kosten variieren je nach Anbieter, Funktionsumfang und Benutzerzahl erheblich. Neben dem Monatspreis sollten Einrichtung, Datenmigration, Schulung und Zusatzmodule einkalkuliert werden. estate45 kostet derzeit 39 Euro pro Benutzer und Monat zuzüglich Mehrwertsteuer, ohne Einrichtungsgebühr und mit drei kostenfreien Monaten für reguläre Neukunden. Zusatzleistungen wie Website oder Schnittstellen können zusätzliche Kosten verursachen.
Welche Maklersoftware eignet sich für Einzelmakler?
Einzelmakler brauchen eine Lösung, die ohne IT-Aufwand nutzbar ist, die täglichen Kernabläufe abdeckt und preislich kalkulierbar bleibt. Cloudbasierte Systeme mit nutzerbasierter Abrechnung sind hier meist die passende Wahl, weil nur ein Account bezahlt wird und keine Serverkosten anfallen. estate45 richtet sich mit seiner Preisstruktur ausdrücklich auch an Einzelmakler.
Kann eine Maklersoftware Immobilienportale automatisch beliefern?
Ja. Über den OpenImmo-Standard überträgt eine Maklersoftware Objektdaten strukturiert an angebundene Portale wie ImmobilienScout24 oder Immowelt. Änderungen an Preis, Fotos oder Status werden einmal in der Software gepflegt und an alle Portale weitergegeben. Zusätzlich können eingehende Portalanfragen automatisch verarbeitet und dem passenden Objekt zugeordnet werden.
Ist eine cloudbasierte Maklersoftware mobil nutzbar?
Ja, cloudbasierte Lösungen laufen im Browser und sind damit auch auf Smartphone und Tablet nutzbar, etwa um bei einer Besichtigung Interessentendaten abzurufen oder einen Termin einzutragen. Zu unterscheiden ist zwischen mobiler Browsernutzung und einer nativen App. Prüfen Sie im Test, ob die mobile Darstellung für Ihre Abläufe ausreicht.
Wie lange sollte ich eine Maklersoftware testen?
Lang genug, um echte Vorgänge abzubilden: ein Objekt anlegen, Anfragen verarbeiten, ein Exposé erstellen, den Portalexport prüfen. In der Praxis sind mehrere Wochen sinnvoll. estate45 bietet eine Testmöglichkeit, deren aktuelle Konditionen Sie direkt beim Anbieter einsehen können.
