Die Suche nach einer Empfehlung für ein günstiges CRM für Makler endet oft bei Listen, die zehn Anbieter nach Punkten sortieren, ohne zu erklären, wie diese Punkte entstanden sind. Für die eigene Entscheidung hilft das wenig, denn ein CRM, das für ein Maklerbüro mit zwölf Mitarbeitern passt, ist für einen Einzelmakler meist zu teuer und zu umfangreich. Dieser Artikel geht deshalb anders vor: Er legt die Kriterien offen, auf denen eine belastbare Empfehlung beruht, ordnet das aktuelle Preisniveau ein und gibt für vier typische Anforderungsprofile eine konkrete Empfehlungslogik. Am Ende können Sie Ihre eigene Entscheidung begründen, statt einer fremden Rangliste zu folgen.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine pauschale Empfehlung existiert nicht. Welches Makler-CRM passt, hängt von Nutzerzahl, Portalen, Automatisierungsbedarf und Budget ab. Diese vier Angaben entscheiden mehr als jede Funktionsliste.
- Günstig beginnt bei etwa 30 bis 80 Euro pro Nutzer und Monat. Vergleichsübersichten nennen für Software für Immobilienmakler zum Recherchestand Oktober 2026 eine Gesamtspanne von rund 30 bis 500 Euro monatlich.
- Entscheidend ist, was im Grundpreis steckt. Ein Makler-CRM ohne Objektverwaltung, Suchprofile, Matching und Portalexport erzeugt Folgekosten durch Zusatzwerkzeuge.
- estate45 kostet derzeit 39 Euro pro Benutzer und Monat zuzüglich Mehrwertsteuer, die Einrichtung ist im Preis enthalten, und reguläre Neukunden starten mit drei kostenfreien Monaten. Im ersten Jahr ergibt das für einen Einzelmakler 351 Euro netto.
- Prüfen Sie vor der Entscheidung immer selbst mit einem Beispielobjekt, einem Suchprofil und einer echten Portalanfrage. Dieser Test ist aussagekräftiger als jede Empfehlung von außen.
Inhaltsverzeichnis
Warum pauschale CRM-Empfehlungen für Makler selten passen
Empfehlungslisten für Makler-CRM-Systeme scheitern meist an einer einzigen Unterlassung: Sie nennen die Zielgruppe nicht, für die die Empfehlung gilt. Ein System mit ausgefeiltem Rollenkonzept, Standortauswertungen und individueller Anpassbarkeit ist für ein wachsendes Unternehmen mit mehreren Büros eine sinnvolle Wahl. Für einen Einzelmakler bedeutet dasselbe System höhere Kosten für Funktionen, die er nie öffnet, und einen längeren Einarbeitungsweg.
Dazu kommt ein zweites Problem. Viele Übersichten vergleichen Grundpreise, obwohl die Grundpreise den kleineren Teil der Kosten ausmachen können. Ob Portalexport, Exposé-Erstellung oder die Website-Anbindung im Preis enthalten sind oder als Modul berechnet werden, verschiebt die Jahreskosten stärker als eine Differenz von zwanzig Euro im Monatspreis.
Eine brauchbare Empfehlung setzt deshalb drei Dinge voraus: ein beschriebenes Anforderungsprofil, offengelegte Kriterien und die vollständigen Kosten über mehrere Jahre. Die folgenden Abschnitte liefern genau das.
Die fünf Kriterien, auf denen eine seriöse Empfehlung beruht
Diese fünf Punkte entscheiden darüber, ob ein CRM im Maklerbüro trägt. Sie sind bewusst so formuliert, dass Sie sie bei jedem Anbieter selbst prüfen können.
Ein Makler-CRM muss Suchprofile strukturiert speichern und sie automatisch gegen neue Objekte abgleichen. Ein Interessent sucht eine Drei-Zimmer-Wohnung mit Balkon in einem bestimmten Umkreis bis zu einem festen Kaufpreis. Kommt ein passendes Objekt herein, muss das System die infrage kommenden Kontakte vorschlagen. Fehlt dieses Matching, bleibt der Kontaktbestand ein Adressbuch und wird nicht zum Vertriebskanal.
Im Maklergeschäft existiert fast jeder Kontakt wegen einer Immobilie. Am Objekt sollten alle Anfragen, Besichtigungen und Interessenten sichtbar sein, am Kontakt alle angefragten Objekte. Werden Kontakte und Objekte getrennt verwaltet, entstehen doppelte Datensätze und verlorene Anfragen, unabhängig von der Sorgfalt der Mitarbeiter.
Der häufigste Weg, auf dem neue Kontakte ins Büro kommen, ist die Portalanfrage. Das CRM sollte sie auslesen, den Kontakt anlegen und ihn dem Objekt zuordnen. Bei zehn Anfragen täglich ist manuelle Erfassung lästig, bei fünfzig wird sie zum Engpass und die Reaktionszeit leidet.
Ein Anbieter, der seinen Standardpreis veröffentlicht, macht sich vergleichbar. Dazu gehört auch, welche Leistungen zusätzlich berechnet werden. Ein Preis, der erst nach mehreren Gesprächen entsteht, kann angemessen sein, verlängert die Auswahl aber erheblich.
Wenn der Portalexport an einem Freitagnachmittag stockt, zählt die Erreichbarkeit des Supports mehr als jede Zusatzfunktion. Laufzeit, Kündigungsfrist und Verlängerungsregel sollten vor der Entscheidung schriftlich vorliegen.
Ein CRM, das diese fünf Punkte erfüllt, ist empfehlenswert, auch wenn es im unteren Preisbereich liegt. Ein CRM, das einen davon verfehlt, bleibt problematisch, auch wenn es teuer ist.
Was günstig bei einem Makler-CRM bedeutet
Ein günstiges CRM für Immobilienmakler liegt derzeit bei etwa 30 bis 80 Euro pro Nutzer und Monat. Öffentlich zugängliche Vergleichsübersichten nennen zum Recherchestand Oktober 2026 für Software für Immobilienmakler eine Gesamtspanne von rund 30 bis 500 Euro monatlich, abhängig von Funktionsumfang und Unternehmensgröße. Für kleine Teams mit drei bis fünf Nutzern werden etwa 100 bis 300 Euro im Monat genannt. Diese Werte sind als Orientierung zu verstehen, nicht als geprüfte Anbieterpreise, da mehrere bekannte Anbieter auf ihren offiziellen Websites keinen direkt vergleichbaren Standardpreis ausweisen.
Für Ihre Rechnung reicht der Monatspreis allerdings nicht aus. Diese Positionen bestimmen, was ein Makler-CRM tatsächlich kostet:
estate45 Komplettpaket
39 €
pro Benutzer und Monat
zzgl. MwSt.
- Einrichtung im Preis enthalten
- Drei Monate kostenfrei für Neukunden
- Updates inklusive
- Erstes Jahr für einen Nutzer: 351 Euro netto
| Position | Warum sie den Vergleich verschiebt |
|---|---|
| Preis pro Nutzer und Monat | Manche Anbieter berechnen den ersten Zugang höher als jeden weiteren. Für Einzelmakler ist das der ungünstigste Fall. |
| Einrichtungsgebühr | Eine vierstellige Einmalzahlung entspricht bei 39 Euro monatlich mehr als zwei Jahren Grundgebühr. |
| Datenmigration | Die Übernahme von Kontakten und Objekten aus Excel oder dem Altsystem wird häufig nach Aufwand abgerechnet. |
| Zusatzmodule | Werden Portalexport, Exposé-Erstellung oder Anfrageverarbeitung separat berechnet, ist der Grundpreis nur ein Startwert. |
| Schnittstellen | Website, iFrame, API oder XML-Schnittstelle laufen oft als eigene monatliche Position. |
| Updates und Support | Sind beide enthalten oder kommen Wartungsanteile hinzu? |
Günstig ist ein CRM also dann, wenn der niedrige Preis aus einer schlanken Kostenstruktur des Anbieters entsteht und nicht daraus, dass Kernfunktionen fehlen oder in Module ausgelagert sind.
Empfehlung nach Anforderungsprofil
Die folgenden vier Profile decken den größten Teil der deutschen Maklerlandschaft ab. Zu jedem Profil steht die Empfehlungslogik, also die Begründung, warum ein bestimmter Lösungstyp passt.
Profil 1: Einzelmakler ohne Assistenz
Die Ausgangslage: Ein Nutzer, Arbeit überwiegend unterwegs, jede manuelle Doppelerfassung geht direkt von der eigenen Zeit ab. Das Budget ist begrenzt, IT-Kenntnisse sind nicht der Schwerpunkt.
Die Empfehlungslogik: Eine cloudbasierte Komplettlösung mit einheitlichem Preis pro Benutzer. Entscheidend sind drei Punkte. Erstens ein Preismodell ohne Staffelung, weil der Einzelmakler bei Staffelpreisen den höchsten Nutzerpreis im gesamten Modell zahlt. Zweitens eine Einrichtung, die im Preis enthalten ist, weil Einmalzahlungen bei einem Nutzer am stärksten durchschlagen. Drittens automatische Anfrageverarbeitung und Matching, weil beide Funktionen die fehlende Assistenz ersetzen.
Weniger geeignet sind Systeme mit Modulbaukasten, bei denen jede Kernfunktion einzeln zugebucht wird, und allgemeine CRM-Systeme, die Objektverwaltung und Portalexport nicht abdecken.
Profil 2: Maklerbüro mit zwei bis fünf Mitarbeitern
Die Ausgangslage: Mehrere Personen arbeiten am gleichen Bestand, Vertretungen müssen ohne Übergabegespräch funktionieren, Zuständigkeiten sollen nachvollziehbar bleiben.
Die Empfehlungslogik: Ein gemeinsamer Datenbestand ist hier wichtiger als jede Einzelfunktion. Prüfen Sie zusätzlich die Skalierung: Was kostet der nächste Mitarbeiter, und löst er einen Paketwechsel aus? Bei nutzerbasierter Abrechnung ist die Antwort schlicht der Nutzerpreis, bei Paketmodellen kann ein zusätzlicher Zugang einen Stufensprung erzwingen. Fragen Sie außerdem nach Mengenrabatten, die bei mehreren Nutzern häufig verhandelbar sind.
Profil 3: Umstieg von Excel, Outlook und Einzelordnern
Die Ausgangslage: Objekte in Tabellen, Termine in Outlook, Anfragen im Postfach, Dokumente in lokalen Ordnern. Die Arbeitsweise funktioniert, bis mehrere Anfragen gleichzeitig eingehen.
Die Empfehlungslogik: Hier entscheidet die Datenübernahme über den Erfolg, nicht der Funktionsumfang. Klären Sie vor Vertragsschluss, welche Importformate unterstützt werden und ob die Migration berechnet wird. Rechnen Sie außerdem Zeit für das Nachpflegen der Suchprofile ein, denn der Import bringt Namen und Kontaktdaten, selten aber strukturierte Suchwünsche. Erst mit gepflegten Suchprofilen beginnt das Matching zu arbeiten.
Praktischer Hinweis zum Vorgehen: Arbeiten Sie ab einem festen Stichtag ausschließlich im neuen System und halten Sie das alte nur noch lesend vor. Parallelbetrieb über Monate führt dazu, dass beide Bestände unvollständig bleiben.
Profil 4: Wachsendes Unternehmen
Die Ausgangslage: Das Team wächst, der Datenbestand steigt, neue Mitarbeiter sollen zügig produktiv werden.
Die Empfehlungslogik: Prüfen Sie, ob sich neue Accounts unkompliziert ergänzen lassen und ob Mengenbegrenzungen bei Adressen, Objekten oder Dokumenten eine Nachbuchung erzwingen. Achten Sie außerdem darauf, dass die Oberfläche bei größerem Bestand übersichtlich bleibt, was sich nur im Test mit realistischen Datenmengen beurteilen lässt.
Bei Franchisestrukturen mit mehreren Standorten verschiebt sich die Reihenfolge: Standortübergreifende Auswertungen und Berechtigungskonzepte gehören dann vor die Preisfrage, weil sie den Kreis geeigneter Anbieter stärker einschränken als das Budget.
Welche CRM-Typen für Makler infrage kommen
| Typ | Preisniveau | Geeignet für | Einschränkung |
|---|---|---|---|
| Allgemeines CRM | teils kostenfrei bis mittel | Büros, die ausschließlich Kontakte pflegen | Objektverwaltung, Suchprofile, Matching und OpenImmo-Export fehlen |
| Branchensoftware mit Modulen | mittel bis hoch | Büros mit speziellen Anforderungen und Budget für Module | Gesamtkosten erst nach Modulauswahl bezifferbar |
| Komplettlösung mit Festpreis pro Nutzer | niedrig bis mittel | Einzelmakler, kleine und mittelständische Büros | weniger Individualanpassung als bei großen Systemen |
Für die drei erstgenannten Anforderungsprofile führt die Empfehlungslogik in den meisten Fällen zur dritten Zeile, weil dort die Kernfunktionen bereits im Preis enthalten sind und die Kosten planbar bleiben.
estate45 als Option im unteren Preisbereich
estate45 ist eine cloudbasierte Immobiliensoftware, die Immobilien-CRM und Objektverwaltung in einem System verbindet, und wird seit 2007 entwickelt. Der Preis liegt derzeit bei 39 Euro pro Benutzer und Monat zuzüglich gesetzlicher Mehrwertsteuer. Damit liegt die Software am unteren Ende der oben genannten Marktspanne, und zwar aus nachvollziehbaren Gründen.
Eine klar umrissene Zielgruppe
estate45 richtet sich an Einzelmakler, kleine und mittelständische Maklerbüros sowie Immobilienunternehmen. Für diese Gruppe sind aufwendige Individualentwicklungen und Rollenkonzepte für hunderte Nutzer entbehrlich. Diese Ersparnis fließt in den Preis ein, ohne dass am Funktionsumfang gespart wird.
Ein Preis statt Modulverhandlung
Die Kernbereiche sind im Grundpreis enthalten: Adressverwaltung mit Interessenten-, Eigentümer- und Kontaktverwaltung, Suchprofile mit automatischem Matching, Objektverwaltung mit Listen-, Galerie- und Kartenansicht, Portalexport über OpenImmo mit Anbindungen an ImmobilienScout24, Immowelt und weitere Portale, Exposé Designer für Kurz- und Langversionen, integrierter Terminplaner mit Gmail- und Office-365-Synchronisierung, automatische Verarbeitung von Portalanfragen, digitale Zustimmungen und Dokumentationsprozesse sowie Provisionsabrechnung. Ebenfalls enthalten sind die KI-gestützten Werkzeuge für Objektbeschreibungen, der Lead Generator für die Akquise und TrustCheck zur Bewertung eingehender Anfragen.
Ein Einstieg ohne Einmalzahlung
Die Einrichtung ist nach aktueller Preisangabe im Preis enthalten, und reguläre Neukunden starten mit drei kostenfreien Monaten. Updates gehören zum Leistungsumfang, die Datenmenge für Adressen, Immobilien und Dokumente ist nach derzeitiger Produktangabe unbegrenzt. Das Hosting erfolgt in Deutschland, die Software ist DSGVO-konform ausgerichtet.
Gemessen an den fünf Kriterien oben erfüllt estate45 damit die Punkte Branchenlogik, Objektbezug, Anfrageverarbeitung und einsehbare Kosten. Für die Profile Einzelmakler, kleines Team und Umstieg von Excel ergibt die Empfehlungslogik deshalb eine klare Eignung.
Die fünf Kriterien im Abgleich
- Branchenlogik mit Suchprofilen und Matching
- Objektbezug in jedem Datensatz
- Automatische Anfrageverarbeitung
- Einsehbare Kosten, 39 Euro pro Benutzer
- Support und Vertragsbedingungen im Test selbst prüfen
Was ein günstiges Makler-CRM konkret kostet
Mit den aktuell ausgewiesenen Konditionen lässt sich vollständig durchrechnen, was estate45 kostet. Alle Beträge netto:
| Nutzer | Monatlich | Erstes Jahr (drei Monate kostenfrei) | Ab dem zweiten Jahr |
|---|---|---|---|
| 1 | 39 Euro | 351 Euro | 468 Euro |
| 2 | 78 Euro | 702 Euro | 936 Euro |
| 3 | 117 Euro | 1.053 Euro | 1.404 Euro |
| 5 | 195 Euro | 1.755 Euro | 2.340 Euro |
Die Werte ab drei Nutzern sind als Obergrenze zu lesen, da ab drei Accounts pro Firma eine Preissenkung möglich sein kann. Dieser Punkt sollte im Angebot angesprochen werden.
Was gegen estate45 sprechen kann
Zur Glaubwürdigkeit einer Empfehlung gehört die Gegenrichtung. Drei Punkte sollten Sie vor einer Entscheidung berücksichtigen.
Website, iFrame, API und XML-Schnittstelle können zusätzliche monatliche Kosten verursachen, und zwar auch während der drei kostenfreien Anfangsmonate. Wenn Sie eine eigene Maklerhomepage mit angebundenem Objektbestand benötigen, gehört diese Position in die Kostenrechnung.
Die Kündigung muss spätestens einen Monat vor Vertragsende in Text- oder Schriftform erfolgen, entsprechend den aktuellen Vertragsunterlagen. Bleibt sie aus, verlängert sich der Vertrag um weitere zwölf Monate. Wer eine monatlich kündbare Lösung sucht, sollte das vorab abwägen.
Arbeiten Sie mit stark angepassten Abläufen, etwa im Bauträgervertrieb mit eigener Kaufpreisstaffelung, sollte diese Funktion vor allen Preisüberlegungen geprüft werden. Dasselbe gilt für Franchisestrukturen mit komplexen Berechtigungsmodellen.
Preise, Konditionen und Aktionszeiträume können sich ändern und sollten vor einer Entscheidung anhand der aktuellen Angaben geprüft werden.
Welches CRM für Makler kann man empfehlen? Die wichtigsten Einzelfragen
Rund um die CRM-Auswahl tauchen immer dieselben Einzelfragen auf. Die folgenden Antworten sind jeweils so gehalten, dass sie für sich stehen.
Welches CRM für Makler ist günstig?
Günstig sind cloudbasierte Lösungen mit einem festen Preis pro Benutzer, bei denen die Kernfunktionen im Grundpreis enthalten sind. Das Preisniveau beginnt bei etwa 30 bis 80 Euro pro Nutzer und Monat. estate45 liegt mit derzeit 39 Euro pro Benutzer und Monat in diesem Bereich und enthält Immobilien-CRM, Objektverwaltung, Portalexport, Exposé-Erstellung und KI-Funktionen ohne gesonderte Modulbuchung. Entscheidend für die Beurteilung ist, ob ein niedriger Preis durch eine schlanke Anbieterstruktur entsteht oder dadurch, dass Funktionen fehlen.
Welches CRM können Einzelmakler empfehlen?
Für Einzelmakler eignen sich Systeme mit einheitlichem Nutzerpreis, bei denen die Einrichtung im Preis enthalten ist. Der Grund ist rechnerisch: Bei Anbietern mit Staffelpreisen zahlt der erste Zugang am meisten, und eine Einmalgebühr verteilt sich auf einen einzigen Nutzer. Wichtiger als der Funktionsumfang sind außerdem automatische Anfrageverarbeitung und Matching, weil sie die fehlende Assistenz ersetzen. Bei estate45 kostet das erste Jahr für einen Nutzer 351 Euro netto, danach 468 Euro jährlich.
Gibt es ein kostenloses CRM für Immobilienmakler?
Kostenfreie Basisversionen existieren, allerdings bei allgemeinen CRM-Systemen ohne Immobilienbezug. Es fehlen dort Objektverwaltung, strukturierte Suchprofile, automatisches Matching und der Portalexport über OpenImmo. Diese Lücken müssen durch Zusatzwerkzeuge und Handarbeit geschlossen werden, was die Ersparnis in der Praxis aufhebt. Branchenspezifische Makler-CRM-Systeme sind in der Regel kostenpflichtig, bieten dafür aber meist eine Testphase oder kostenfreie Anfangsmonate.
Welches CRM für Makler eignet sich für kleine Maklerbüros?
Für Büros mit zwei bis fünf Mitarbeitern sind ein gemeinsamer Datenbestand und eine nachvollziehbare Skalierung entscheidend. Prüfen Sie, was ein zusätzlicher Nutzer kostet und ob er einen Paketwechsel auslöst. Bei nutzerbasierter Abrechnung bleibt die Antwort der reine Nutzerpreis. Bei estate45 kostet ein Dreierteam 117 Euro monatlich, wobei ab drei Accounts pro Firma eine Preissenkung möglich sein kann.
Worin unterscheidet sich ein preiswertes CRM von einem teuren?
Der Unterschied liegt meist in der Individualanpassung, nicht in den Kernfunktionen. Teurere Systeme bieten tiefere Konfigurierbarkeit, komplexe Rollen- und Rechtekonzepte, standortübergreifende Auswertungen und individuelle Entwicklungen. Für Franchisestrukturen und größere Organisationen ist das relevant. Für Einzelmakler und kleine Büros bleiben diese Möglichkeiten in der Regel ungenutzt und erhöhen lediglich die Kosten und die Einarbeitungszeit.
Welches CRM für Makler bietet eine Anbindung an Immobilienportale?
Branchenspezifische Makler-CRM-Systeme übertragen Objektdaten über den OpenImmo-Standard an Portale. estate45 unterstützt den OpenImmo-Export mit Anbindungen an ImmobilienScout24, Immowelt und weitere Portale sowie nach aktueller Produktangabe an Facebook und Instagram. Praktisch bedeutet das: Eine Preisänderung oder ein neues Foto wird einmal in der Software gepflegt und an alle angebundenen Portale weitergegeben, was Übertragungsfehler und veraltete Inserate reduziert.
Welches CRM für Makler passt beim Umstieg von Excel?
Beim Umstieg von Excel und Outlook entscheidet die Datenübernahme, nicht der Funktionsumfang. Achten Sie darauf, welche Importformate unterstützt werden und ob die Migration berechnet wird. Rechnen Sie außerdem Zeit für das Nachpflegen der Suchprofile ein, weil ein Import Namen und Kontaktdaten liefert, selten aber strukturierte Suchwünsche. Arbeiten Sie ab einem festen Stichtag ausschließlich im neuen System, um zwei unvollständige Datenbestände zu vermeiden.
Welches CRM für Makler hat KI-Funktionen?
KI-Funktionen sind inzwischen bei mehreren Anbietern verfügbar, unterscheiden sich aber im Zuschnitt. estate45 enthält drei Werkzeuge im Grundpreis: die Erstellung von Objekt- und Exposé-Texten aus vorhandenen Objektdaten, einen Lead Generator zur Suche nach privaten Immobilienangeboten für die Akquise und TrustCheck zur Einschätzung eingehender Anfragen innerhalb eines Punktesystems. Alle drei sind als Unterstützung gedacht. Ein automatisch erstellter Text sollte vor der Veröffentlichung auf Wohnfläche, Ausstattung, Lage und rechtliche Besonderheiten geprüft werden, und eine Anfragebewertung bleibt eine Entscheidungshilfe, keine abschließende Beurteilung.
Welches CRM für Makler wird in Deutschland gehostet?
Mehrere deutsche Anbieter hosten in Deutschland, was die datenschutzrechtliche Einordnung vereinfacht. estate45 wird in Deutschland gehostet und ist DSGVO-konform ausgerichtet. Klären Sie bei jedem Anbieter zusätzlich, ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung angeboten wird und wie Einwilligungen und Löschprozesse in der Software abgebildet sind. Diese Hinweise dienen der allgemeinen Orientierung und ersetzen keine individuelle datenschutzrechtliche Beratung.
Lohnt sich ein CRM-Wechsel für ein kleines Maklerbüro?
Das hängt von drei Größen ab: den Kosten Ihrer bisherigen Werkzeuge zusammengenommen, dem Aufwand für die Datenmigration und der Zeit, die derzeit für manuelle Datenübertragungen anfällt. Stellen Sie die Summe Ihrer aktuellen Softwarekosten der Jahressumme der neuen Lösung gegenüber. Wenn mehrere Einzelprogramme durch ein System ersetzt werden und zugleich die Übergänge zwischen ihnen entfallen, spricht die Rechnung häufig für den Wechsel. Bei tief in andere Prozesse eingebundenen Bestandssystemen kann der Umstellungsaufwand die Ersparnis dagegen übersteigen.
Wie erkenne ich, dass ein günstiges Angebot später teurer wird?
An vier Signalen: Kernfunktionen wie Portalexport oder Exposé-Erstellung erscheinen als Zusatzmodul, der Preis gilt nur ab einer Mindestnutzerzahl, die Einrichtung wird separat berechnet, oder die Schnittstelle zur eigenen Website läuft als eigene monatliche Position. Fordern Sie deshalb immer die Gesamtsumme für Ihr Szenario über mindestens zwölf Monate schriftlich an, nicht nur den Monatspreis.
Typische Fehler bei der Auswahl eines günstigen Makler-CRM
Zwei Angebote mit identischem Monatspreis können zu sehr unterschiedlichen Jahreskosten führen, sobald Einrichtung, Migration und Module hinzukommen.
Drei kostenfreie Monate sind eine Einstiegskondition. Beurteilen Sie die Wirtschaftlichkeit immer mit dem Preis ab dem vierten Monat.
Eine Lösung, die pro Vorgang einige Minuten spart, ist auch bei höherem Preis wirtschaftlicher als eine billigere mit umständlichen Abläufen. Zählen Sie eine Woche lang mit, wie oft Sie Daten von einem System in ein anderes übertragen.
Die Personen, die täglich mit dem CRM arbeiten, sollten es testen. Ein System, das im Büro nicht angenommen wird, bleibt ungenutzt.
Rechnen Sie mit der Zahl, die Sie in zwölf Monaten voraussichtlich haben, und klären Sie vorher, was ein zusätzlicher Zugang kostet.
Checkliste: So prüfen Sie ein Makler-CRM im Testzugang
- Beispielobjekt mit Fotos und Dokumenten anlegen
- Einige Kontakte importieren und auf doppelte Datensätze prüfen
- Suchprofil erstellen und das Matching gegen das Beispielobjekt testen
- Portalexport für die Portale prüfen, die Sie tatsächlich belegen
- Kurzexposé und Langexposé erzeugen
- Kalender mit Gmail oder Office 365 synchronisieren
- Eine Portalanfrage verarbeiten und die automatische Objektzuordnung kontrollieren
- Digitale Zustimmung und Widerrufsbelehrung einmal durchlaufen
- Darstellung auf dem Smartphone prüfen, so wie bei einer Besichtigung
- Eine konkrete Supportfrage stellen und Antwortzeit sowie Qualität bewerten
- Zusatzkosten für benötigte Schnittstellen schriftlich bestätigen lassen
- Vertragslaufzeit, Kündigungsfrist und Verlängerungsregel lesen
Die Hinweise zu Datenschutz- und Vertragsfragen in diesem Artikel dienen der allgemeinen Orientierung und ersetzen keine individuelle rechtliche oder datenschutzrechtliche Beratung. Welche Anforderungen in Ihrem Maklerbüro gelten, sollte bei Bedarf fachkundig geprüft werden.
Der Kerntest in drei Schritten
- Beispielobjekt mit Fotos und Dokumenten anlegen
- Suchprofil erstellen und prüfen, ob das Matching das Objekt vorschlägt
- Eine echte Portalanfrage verarbeiten und die Zuordnung zum Objekt kontrollieren
So kommen Sie zu Ihrer eigenen Empfehlung
Notieren Sie zuerst vier Zahlen: Nutzerzahl heute, Nutzerzahl in zwölf Monaten, Zahl der Portale, die Sie belegen, und Ihr monatliches Budget. Streichen Sie dann alle Anbieter, die eines der fünf Kriterien oben verfehlen. Fordern Sie von den zwei bis drei verbleibenden Lösungen ein schriftliches Angebot mit der Gesamtsumme für Ihr Szenario an, nicht nur den Monatspreis. Testen Sie anschließend die beiden günstigsten mit der Checkliste.
Für die meisten Einzelmakler und kleinen Maklerbüros fällt die Entscheidung in diesem Test und nicht im Preisvergleich, weil sich erst dabei zeigt, ob Suchprofile, Matching, Portalexport und Anfrageverarbeitung zur eigenen Arbeitsweise passen. estate45 lässt sich auf diesem Weg unverbindlich kennenlernen. Legen Sie ein Beispielobjekt an, erstellen Sie ein Suchprofil und verarbeiten Sie eine Anfrage. Wenn diese drei Abläufe flüssig laufen und der Preis von derzeit 39 Euro pro Benutzer und Monat in Ihr Budget passt, haben Sie Ihre Empfehlung selbst erarbeitet und können sie begründen.
Ihre Empfehlung in vier Schritten
- Vier Zahlen notieren: Nutzer heute, Nutzer in zwölf Monaten, Portale, Budget
- Alle Anbieter streichen, die eines der fünf Kriterien verfehlen
- Schriftliches Angebot mit Gesamtsumme für Ihr Szenario anfordern
- Die zwei günstigsten mit der Checkliste testen
FAQ: Häufige Fragen zum günstigen CRM für Makler
Welches CRM für Makler ist empfehlenswert?
Das hängt vom Anforderungsprofil ab, weshalb eine pauschale Empfehlung in die Irre führt. Entscheidend sind fünf Kriterien: strukturierte Suchprofile mit automatischem Matching, durchgehender Objektbezug, automatische Verarbeitung von Portalanfragen, vollständig einsehbare Kosten sowie erreichbarer Support mit planbaren Vertragsbedingungen. Für Einzelmakler und kleine Teams führen diese Kriterien meist zu einer cloudbasierten Komplettlösung mit festem Preis pro Benutzer.
Was kostet ein günstiges CRM für Immobilienmakler?
Günstige Lösungen beginnen bei etwa 30 bis 80 Euro pro Nutzer und Monat, die Gesamtspanne am Markt reicht nach öffentlichen Vergleichsübersichten vom Oktober 2026 von rund 30 bis 500 Euro monatlich. estate45 kostet derzeit 39 Euro pro Benutzer und Monat zuzüglich Mehrwertsteuer. Für die Beurteilung zählen jedoch die Gesamtkosten inklusive Einrichtung, Datenmigration, Schnittstellen und Zusatzmodulen.
Ist ein günstiges Makler-CRM für professionelle Arbeit geeignet?
Ja, sofern der niedrigere Preis nicht durch fehlende Kernfunktionen entsteht. Prüfen Sie, ob Suchprofile, Matching, Objektverwaltung, OpenImmo-Export, Exposé-Erstellung und Anfrageverarbeitung im Grundpreis enthalten sind. Ein Anbieter, der sich gezielt an Einzelmakler und kleinere Büros richtet, kann einen professionellen Funktionsumfang zu einem niedrigeren Preis anbieten, weil Individualentwicklung und komplexe Rollenkonzepte entfallen.
Was ist der Unterschied zwischen einem allgemeinen CRM und einem Makler-CRM?
Ein allgemeines CRM verwaltet Kontakte, Aufgaben und Kommunikation. Ein Makler-CRM speichert zusätzlich Suchprofile strukturiert, gleicht sie automatisch gegen den Objektbestand ab, verbindet jeden Kontakt mit den zugehörigen Immobilien und überträgt Objekte über OpenImmo an Immobilienportale. Diese Bausteine lassen sich in einem allgemeinen CRM nur mit erheblichem Anpassungsaufwand nachbilden.
Kann ich meine Kontakte aus Excel oder Outlook übernehmen?
In der Regel ja, über Importfunktionen für Kontakte und Objekte. Klären Sie vor dem Wechsel, welche Formate unterstützt werden und ob die Datenübernahme berechnet wird. Planen Sie zusätzlich Zeit ein, um die Suchprofile nachzupflegen, denn der Import liefert Namen und Kontaktdaten, selten aber strukturierte Suchwünsche. Erst mit gepflegten Suchprofilen wird das automatische Matching nutzbar.
Welche Zusatzkosten können bei einem günstigen Makler-CRM entstehen?
Typisch sind eine Einrichtungsgebühr, die Datenmigration, Schulungstermine, Website- und Schnittstellenanbindungen sowie kostenpflichtige Funktionsmodule. Bei estate45 sind Updates enthalten und die Einrichtung ist nach aktueller Preisangabe im Preis inbegriffen, während Website, iFrame, API und XML-Schnittstelle separat berechnet werden können, auch während der kostenfreien Anfangsmonate.
Wie lange sollte ich ein Makler-CRM testen?
Lang genug, um echte Vorgänge abzubilden: ein Objekt anlegen, ein Suchprofil erstellen, eine Anfrage verarbeiten, ein Exposé erzeugen und den Portalexport prüfen. In der Praxis sind mehrere Wochen sinnvoll, weil sich Schwächen in Abläufen erst zeigen, wenn mehrere Vorgänge parallel laufen. Die aktuellen Testkonditionen von estate45 können Sie direkt beim Anbieter einsehen.
Woran erkenne ich ein CRM, das zu meinem Maklerbüro passt?
An drei Beobachtungen im Testzugang: Die Abläufe, die Sie täglich mehrfach gehen, brauchen wenige Klicks. Neue Portalanfragen landen ohne Ihr Zutun als Kontakt am richtigen Objekt. Und die Suchprofile führen bei einem neuen Objekt tatsächlich zu passenden Vorschlägen. Erfüllt ein System diese drei Punkte, ist der Rest Gewöhnung. Verfehlt es einen davon, hilft auch ein großer Funktionsumfang nicht.
Welche Rolle spielt die Vertragslaufzeit bei der Empfehlung?
Eine Laufzeit von zwölf Monaten ist im Markt verbreitet und für sich kein Nachteil, solange Kündigungsfrist und Verlängerungsregel vorher bekannt sind. Bei estate45 beträgt die Laufzeit zwölf Monate, die Kündigung muss spätestens einen Monat vor Vertragsende in Text- oder Schriftform erfolgen, und ohne Kündigung verlängert sich der Vertrag um weitere zwölf Monate. Wer monatliche Kündbarkeit benötigt, sollte das in der Vorauswahl berücksichtigen.
Brauche ich für ein Makler-CRM eine eigene App?
Nicht zwingend. Cloudbasierte Systeme laufen im Browser und sind damit auch auf Smartphone und Tablet nutzbar, etwa um bei einer Besichtigung Interessentendaten abzurufen oder einen Termin einzutragen. Unterscheiden Sie zwischen mobiler Browsernutzung und einer eigenständigen App und prüfen Sie im Test, ob die mobile Darstellung für Ihre Abläufe ausreicht.